Reliable Gaskets USA — Guía del Usuario

1. Patrones Comunes en Todas las Aplicaciones

Iniciar sesión

Todas las aplicaciones comparten un solo inicio de sesión. Entre una vez en cualquier aplicación (o en el hub) y quedará dentro de todas durante esa sesión del navegador. Cada persona entra con el correo electrónico con el que fue invitada.

Si usted es empleado nuevo, recibirá un correo de invitación con un enlace. Haga clic en el enlace, cree su contraseña, y listo.

Instalar la aplicación en su teléfono (técnicos de campo — haga esto primero)

La aplicación Field Assessment está diseñada para instalarse en el teléfono, no para usarse como una pestaña del navegador. Instalada, se abre en pantalla completa como una aplicación normal, lo mantiene con la sesión iniciada, y maneja bien la falta de señal. Hágalo una sola vez:

• iPhone (Safari): abra apps.reliablegasketsusa.com, toque el botón Compartir (el cuadro con la flecha), baje, y toque Add to Home Screen (Agregar a pantalla de inicio).
• Android (Chrome): abra la misma dirección, toque el menú ⋮, y toque Install app (Instalar aplicación).

Le quedará un ícono de RGUSA en la pantalla de inicio. Use ese de ahí en adelante.

Qué funciona sin señal

La aplicación Field sigue funcionando dentro de un walk-in o en un cuarto trasero sin señal — pero no para todo. Conozca la diferencia antes de estar parado ahí adentro:

• Necesita señal: iniciar sesión, escoger el cliente de Jobber, y actualizar los datos de Jobber. Como el cliente de Jobber es obligatorio para empezar cualquier formulario, usted necesita señal para comenzar una evaluación o un inventario.
• Funciona sin señal: todo lo demás. Los renglones, las medidas, las fotos, las notas, las firmas. Su borrador se guarda en el teléfono mientras escribe, y las fotos se quedan esperando en el aparato.
• Necesita señal otra vez: al enviar. Cuando recupere la señal, las fotos se suben y el formulario se envía.

El hub

El hub es la pantalla principal en la dirección web de RGUSA. Muestra un cuadro por cada aplicación que usted tiene permiso de usar. Toque un cuadro para abrir esa aplicación. Las aplicaciones a las que no tiene acceso no aparecen.

Para regresar al hub desde cualquier aplicación, toque el logo de RGUSA arriba a la izquierda. Funciona igual en todas las aplicaciones. (La aplicación Field Assessment también tiene una flecha ← arriba a la derecha que hace lo mismo.)

Roles

Cada usuario tiene uno o más roles. Los roles controlan qué aplicaciones aparecen en su hub y qué puede hacer dentro de cada una. Los principales son:

• Corporate admin — acceso total en todo; puede actuar en nombre de cualquier planta
• Location admin — acceso total pero solo para su planta asignada
• Office ordering — órdenes de compra, transferencias, proveedores; también aprueba solicitudes de resurtido
• Manager — administra la producción en su planta
• Production staff — usa la aplicación Production para fabricar gaskets
• Field tech — levanta evaluaciones e inventarios en sitio; maneja el stock de su vehículo

Se puede tener más de un rol. Alguien puede ser manager y field tech, por ejemplo. Más roles significa ver más cosas dentro de las aplicaciones.

Qué puede hacer cada rol

Cambiar de planta (solo corporate admins)

Si usted es corporate admin, las aplicaciones muestran un selector de planta arriba. Escoja la planta que quiere ver y la aplicación se recarga con los datos de esa planta. Todos los demás quedan fijos en su planta asignada — no ven el selector.

Cerrar sesión

Haga clic en su nombre o en el menú de la esquina superior derecha de cualquier aplicación y escoja Sign Out. Esto cierra la sesión en todas las aplicaciones a la vez.

2. Admin Console

Qué se hace aquí

La Admin Console es donde vive el acceso de las personas: quién puede entrar al sistema, qué aplicaciones ve, a qué planta pertenece, y qué vehículo maneja. Todo lo demás — precios, partes, inventario — vive dentro de la aplicación a la que pertenece, no aquí. (Vea la Referencia Rápida si no encuentra algo.)

Invitar un usuario nuevo

1. Abra Admin Console → Users.
2. Haga clic en Invite User.
3. Escriba el correo electrónico, el nombre, la planta y el rol o roles.
4. Marque las aplicaciones a las que debe tener acceso.
5. Si es un técnico de campo, escoja también su Jobber User (así ve su agenda del día en la aplicación Field) y su vehículo.
6. Envíe la invitación. La persona recibe un correo con un enlace para crear su contraseña.

Desactivar un usuario

Cuando alguien se va de la empresa, ábralo en Users y desactívelo. No lo borre — el registro se conserva para el historial. Un usuario desactivado no puede entrar y no aparece en las listas.

Actualizar plantas

En Locations puede editar los datos de cada planta. Para cada una también se pueden asignar dos responsabilidades:

• Count Approver — quién aprueba los conteos de vehículos de esa planta.
• Stock Investigator — quién recibe la alerta por correo cuando una corrida de producción deja el inventario en negativo en esa planta.

Gasket Profiles

La pestaña Gasket Profiles es un solo lugar para ver, crear y editar cada perfil de empaque en las tres aplicaciones a la vez: el artículo de inventario y el precio de su caja, la configuración de corte e imán de producción, y la entrada del catálogo de campo que ven los clientes. Antes de esta pantalla, cada una de esas cosas vivía en una aplicación distinta y había que actualizarla por separado; ahora un perfil se configura o se cambia en un solo lugar. Esta pestaña está disponible solo para Corporate Admin.

Encontrar un perfil

La pestaña abre con una lista de todos los perfiles que se puede buscar. Cada fila muestra su material, sus colores y tres marcas de estado —Inventory, Catalog y Production— con una palomita verde si el perfil existe en esa aplicación y un guion si falta. Un perfil marcado Complete existe en todas partes; uno marcado Gaps falta en al menos una aplicación. Escriba en el cuadro de búsqueda para filtrar y haga clic en cualquier fila para abrir su detalle completo.

Leer un perfil

La vista de detalle reúne todo sobre un perfil: el artículo de inventario de cada color con su proveedor, caja y precio y dónde está almacenado; la entrada del catálogo de campo con el tipo de sujeción, los precios fijos, la foto y los fabricantes de equipo a los que se ajusta; la configuración de producción (corte mínimo, largo del tramo, rollo de imán y desfase); y qué máquinas de corte lo procesan. La lista “Stocked at” debajo de cada artículo es de solo lectura aquí: los niveles de existencias y las ubicaciones se manejan en la aplicación Inventory. Ese mismo stock ahora determina la disponibilidad: un color se ofrece en las aplicaciones de evaluación y de órdenes solo en las instalaciones que lo tienen en existencia, así que los técnicos y representantes de una ubicación ven solo los perfiles que esa ubicación almacena (los usuarios corporativos sin instalación asignada ven todo). Para cambiar dónde se ofrece un perfil, agregue o quite su stock en esa instalación en la aplicación Inventory: no hay un ajuste de disponibilidad separado que mantener sincronizado.

Crear un perfil nuevo

Haga clic en + New Profile y complete el formulario único:

• Código del perfil, material y tipo de sujeción. Mientras escribe el código, la pantalla muestra la clave de producción que usará (por ejemplo, 449S se convierte en 449) y sugiere Santoprene para un código que termina en S o H.
• Colores. Elija Black, Grey o ambos. Cada color se convierte en su propio artículo de inventario y su propia entrada de catálogo. Cuando ambos están seleccionados y comparten el mismo proveedor, caja y precio (lo habitual), deje marcada la casilla “Both colors use the same…” y complete los datos una sola vez.
• Caja y precio por color: proveedor, tramos por caja, largo del tramo, el código de artículo del fabricante, costo de la caja y los dos precios fijos. El largo del tramo que se ingresa aquí es el que sigue el largo del tramo de producción.
• Configuración de producción: corte mínimo (su remanente mínimo aprovechable), rollo de imán y desfase, y notas.
• Catálogo de campo: una foto (compartida por ambos colores) y los fabricantes a los que se ajusta; use Select all para un perfil que sirve para todo.
• Cortadoras: las máquinas que cortan todos los perfiles siempre están activas; marque cualquier cortadora específica que también deba procesarlo.

Haga clic en Preview para ver exactamente qué se va a crear; todavía no se guarda nada. Si el perfil ya existe en algunas aplicaciones, la vista previa muestra esas partes como “already exists” y solo llena los faltantes. Haga clic en Confirm & create para guardar.

Editar un perfil

Abra un perfil y haga clic en Edit para cambiar su configuración de producción, los campos del catálogo (sujeción, precios fijos, estado activo), los fabricantes y la foto, si cada artículo de inventario está activo, y el precio de su proveedor y caja. Dos cosas se comportan de forma específica:

• El costo de la caja es un cambio de precio. Cuando cambia el costo de una caja, el precio anterior se conserva en su historial de precios y comienza un nuevo precio vigente, igual que la aplicación Inventory registra los cambios de precio. Corregir el número de artículo, los tramos por caja o el largo del tramo es una edición simple.
• El largo del tramo vive en la caja. Cámbielo en la caja y el largo del tramo de producción lo sigue automáticamente. El código, el material y los colores de un perfil son su identidad y no se pueden renombrar aquí.

Agregar un color o desactivar un perfil

Si un perfil tiene un solo color, su vista de detalle ofrece + Add Black o + Add Grey, que abre el formulario New Profile ya rellenado a partir del color existente para que solo tenga que ingresar los datos de caja del nuevo color. Para retirar un perfil de servicio, use Deactivate profile: apaga las entradas de catálogo y los artículos de inventario a la vez; Reactivate profile los vuelve a activar. Nunca se elimina nada.

3. Field Assessment App

Qué se hace aquí

Esta es la aplicación que los técnicos usan en el teléfono o la tableta en el local del cliente. Tiene dos tipos de formulario:

• Assessment (evaluación) — medir los gaskets de las puertas de refrigeradores y congeladores que hay que reemplazar. Junta los datos del cliente, del equipo, las medidas, las fotos y la firma. Es lo que después Producción va a fabricar.
• Inventory (inventario) — catalogar todos los gaskets que el cliente tiene, necesiten cambio o no. La oficina lo usa para consultar la medida de un cliente cuando llama.

Llenar una evaluación

1. Abra la aplicación Field Assessment desde el hub.
2. En la lista de formularios, toque + New Form y luego Assessment Form.
3. Escoja el cliente de Jobber. Es obligatorio y va primero. Si el trabajo está en su agenda de hoy, aparece bajo Today's Schedule — solo tóquelo. Si no, use Search Jobber customers. Al escoger el cliente se llenan solos el nombre y la dirección; por eso ya no hay una casilla para escribir el nombre del cliente.
4. Facility (planta). Escoja a qué planta pertenece la evaluación (Paramount o Van Buren). Casi todos los técnicos están fijos en una y no ven esta opción.
5. Cliente y contacto. Revise la dirección que llegó de Jobber y corríjala si el local es otro. Llene la persona de contacto, el teléfono y el correo. Si el cliente no quiere dar correo, marque Customer did not supply email address.
6. Renglones (line items). Agregue cada gasket, parte o motor. Para gaskets: ubicación, número de calcomanía, fabricante, perfil, tipo de sujeción, ancho y alto, cantidad. Los precios salen solos del catálogo.
7. Fotos. Tome fotos en cada renglón. Se suben conforme avanza. Si pierde la señal, se quedan guardadas en el aparato y se suben cuando vuelva la conexión.
8. Notas y acceso. Tiene que escoger la hora más temprana en que el cliente da acceso — el selector empieza en "— Select —" y el botón Continue no funciona hasta que usted lo mueva a una respuesta real. "24 hrs" sigue siendo una opción válida; nada más tiene que ser una opción que usted escogió a propósito, porque la oficina programa el trabajo con ese dato. Aquí también marca la urgencia, los mejores días y cualquier nota general.
9. Revisión y firma. Revise todo, obtenga la firma del cliente, y envíe.

Qué pasa después de enviar una evaluación

Dos cosas pasan solas:

1. La oficina recibe un correo con el PDF de la evaluación y las fotos.
2. Si las cotizaciones automáticas están encendidas, el sistema crea una cotización en borrador (draft) en Jobber para ese cliente — con las partes, los precios, el impuesto y la mano de obra ya puestos, y el PDF de la evaluación adjunto como nota. Es solo un borrador. No se le manda nada al cliente; la oficina la revisa antes de que salga.

La insignia de cotización en la lista de formularios

Cada evaluación enviada muestra una insignia pequeña que dice cómo va su cotización en Jobber:

• 🟢 Jobber #1234 — la cotización existe. Tóquela para abrirla en Jobber.
• ⏳ Quote queued — está en la fila. El sistema crea cotizaciones cada pocos minutos.
• ⚠️ Quote needs attention — el sistema lo intentó y falló. Alguien tiene que revisarlo.
• Sin insignia — esa evaluación no se está cotizando automáticamente. Es normal en evaluaciones viejas y en todo lo que se envió mientras las cotizaciones automáticas estaban apagadas.

Toque una insignia ⏳ o ⚠️ y se abre una ventanita con dos cosas que puede hacer:

• Try again now — la regresa a la fila. Úselo en una ⚠️ cuando ya se arregló lo que falló. La ventana le dice el motivo de la falla, para que sepa a qué se enfrenta.
• Enter a quote number — si la oficina ya hizo esa cotización a mano en Jobber, escriba aquí el número de la cotización. Eso lo deja registrado y evita que el sistema cree una segunda cotización duplicada.

Llenar un inventario

El inventario se parece a la evaluación, pero el objetivo es otro: usted cataloga todos los gaskets que hay en el local, incluso los que no necesitan cambio.

1. En la lista de formularios, toque + New Form y luego Inventory Form.
2. Escoja el cliente de Jobber — obligatorio, igual que en una evaluación.
3. Por cada equipo, agregue los gaskets instalados — perfil, color, medidas, cuántos hay en la unidad y cuántos necesitan cambio.
4. Envíe. Después la oficina puede consultar estos datos por cliente o por número de calcomanía.

Qué pasa después de enviar un inventario

A la oficina le llega un correo con el PDF del inventario. Y hay algo nuevo que conviene saber: los gaskets que usted marcó como que necesitan cambio se convierten solos en un pedido. Unos minutos después de enviar, el sistema toma nada más esos gaskets por cambiar y arma un pedido — que se vuelve trabajo que Producción puede tomar y, si el cliente está ligado a Jobber y las cotizaciones automáticas están encendidas, un borrador de cotización en Jobber. Usted no hace nada extra; poner la cantidad por cambiar es lo que lo dispara.

Los gaskets que no marcó para cambio solo quedan catalogados — no se vuelven pedido. Y un inventario que no está ligado a un cliente de Jobber igual se vuelve trabajo de producción; nada más que no lleva cotización.

Gaskets de pedido especial (custom — no son de los nuestros)

A veces el gasket no es uno de los que nosotros hacemos. Es un perfil raro, una forma que no aparece en la lista, algo que habría que pedirle a un proveedor. Para eso hay una casilla, justo arriba del selector de perfil en la pantalla del gasket:

"Special order — custom gasket, not one of ours" (Pedido especial — gasket a la medida, no es de los nuestros)

Al marcarla cambian dos cosas:

• Ya no tiene que escoger un perfil. Usted no lo va a saber — de eso se trata.
• Las notas pasan a ser obligatorias. Describa el gasket para que la oficina lo pueda conseguir: cómo se ve, cómo se sujeta, cualquier marca o número que traiga. Tome fotos. Las notas y las fotos son lo único con lo que la oficina va a contar.

A la oficina le llega el correo con la marca [SPECIAL ORDER] y con sus notas dentro del mensaje, para que alguien se encargue de conseguirlo. Y como no tiene perfil, el sistema no va a permitir que se mande a Producción por equivocación — no podemos cortar un gasket del que no tenemos perfil.

Mandar el PDF a la oficina

A la oficina le llega el PDF automáticamente en cuanto usted envía — no tiene que hacer nada. Si después necesitan otra copia, abra el formulario desde la lista y escoja Email Customer (evaluaciones) o Email Office (inventarios). Generate PDF baja una copia a su aparato.

Si la oficina dice que nunca recibió el correo de una evaluación — o el equipo de producción no puede imprimirla — abra esa evaluación desde la lista y escoja Rebuild & Resend to Office. Reconstruye la copia guardada de la oficina y reenvía el correo a submittedforms. Puede tocarlo más de una vez sin problema.

La firma de trabajo completado

Ahora cada PDF de evaluación trae hasta abajo un recuadro de Job Completion (trabajo completado) — una línea para el nombre en letra de molde, una para la firma y la fecha, arriba de la frase "I confirm this was completed to my satisfaction" (confirmo que esto se completó a mi satisfacción). Cuando se imprime una evaluación para acompañar los gaskets a un trabajo, pídale al cliente que firme ese recuadro cuando el trabajo esté terminado. Es a mano, con lápiz o pluma — no hay nada que tocar en la aplicación. (Una evaluación cuyo PDF se hizo antes de este cambio no muestra el recuadro en la copia vieja; al regenerar el PDF aparece.)

Corregir un formulario ya enviado

Si algo cambia después de haber enviado (otra medida, unidades adicionales, una corrección), puede crear una versión "EDIT" del formulario. Las ediciones se registran aparte para no perder el historial.

1. En la lista, toque el formulario enviado.
2. Escoja Edit (creates -EDIT version) y confirme.
3. Corrija lo que haga falta. Envíe otra vez.
4. La lista muestra la versión más nueva; la original se conserva en la base de datos. A la oficina le llega el PDF corregido, y si las cotizaciones automáticas están encendidas, se crea una cotización nueva en Jobber para la versión corregida.

Registrar un NFG (corregir nuestro propio error)

Un NFG (Need-to-Fix Gaskets, "gaskets por corregir") es cuando regresamos con un cliente para corregir nuestro propio error — la evaluación tenía el perfil o la medida equivocada, el gasket no se pudo instalar, y lo rehacemos en una segunda visita sin costo. Ahora se registra una sola vez, aquí, en lugar de en papel.

1. En la lista de formularios, busque la evaluación (por cliente o número) y tóquela.
2. Elija NFG — fix our error (corregir nuestro error).
3. Toque cada línea que estuvo mal y corríjala en el mismo editor de gasket/parte que ya usa.
4. Elija la categoría del error (Mis-Measured, Mis-Spec'd, Mis-Fabbed, Mis-Install, Mis-Ordered o Customer Call).
5. Agregue una nota si ayuda, y opcionalmente adjunte una foto. Envíe — no hay paso de aprobación.

Al enviar, el gasket corregido pasa a producción (una hoja roja "NFG REMAKE — NO CHARGE", sin nueva cotización), se abre automáticamente la visita del segundo viaje en Jobber, y el NFG queda registrado para la oficina. Deje el trabajo de Jobber abierto; el viaje de regreso se programa desde el backlog de Dispatch.

Cuando regrese y complete la segunda visita (NFG), el trabajo se cierra y el NFG se marca como resuelto automáticamente. Los administradores pueden revisar todos los NFGs en el reporte NFG (el botón junto a Report), filtrar por fecha, cliente, categoría, inspector, instalador y estado, y registrar NFGs recopilados en papel con + Manual NFG.

La lista de formularios

La pantalla principal muestra todos los formularios enviados. Use el buscador de arriba para filtrar por cliente, número o técnico. Cada renglón trae una insignia de planta — 📍 PAR o 📍 VAN.

Catalog Admin (solo corporate admin)

Los administradores corporativos ven un botón Catalog en el encabezado. Ahí se maneja toda la información de referencia que los técnicos ven en sus listas — sin tener que pedir cambios de programación. Tiene seis pestañas: Gaskets, Prices, Parts, Jobber Mapping, Dropdowns y Manufacturers.

Gaskets

Los perfiles de gasket que los técnicos escogen: agregar, editar, desactivar, subir foto, y poner un precio fijo que reemplaza al precio normal por tipo de puerta.

Prices

Precios base por tipo de puerta y sujeción, el recargo por walk-in, el cargo mínimo de orden, y el interruptor de cotizaciones automáticas de Jobber (vea abajo).

Parts

El catálogo de partes y mano de obra que los técnicos agregan a una evaluación.

Jobber Mapping

Aquí se conecta nuestro catálogo con la lista de productos de Jobber. Cada combinación de gasket, cada parte y el cargo por viaje se emparejan con un producto de Jobber. Cuando una evaluación se convierte en cotización, este mapeo decide qué producto de Jobber lleva cada renglón. También están los botones para sincronizar productos y clientes de Jobber al instante.

Dropdowns

Las opciones de las listas desplegables de los técnicos: ubicación, tipo de puerta, tipo de unidad.

Manufacturers

Las marcas de fabricante que aparecen como casillas al editar un perfil de gasket.

El interruptor de cotizaciones automáticas

Decide si al enviar una evaluación se crea una cotización en borrador en Jobber.

• ON (encendido) — cada evaluación enviada con cliente de Jobber recibe su cotización en borrador automáticamente.
• OFF (apagado) — las evaluaciones se envían normal y la oficina sigue recibiendo su correo, pero no se manda nada a Jobber y no aparece ninguna insignia de cotización.

4. Production App

Qué se hace aquí

Production toma las evaluaciones enviadas y las convierte en trabajo de taller: qué cortar, qué rellenar, qué soldar y qué empacar. El trabajo se agrupa en corridas (runs).

Cómo funciona una corrida

1. Se arma la corrida escogiendo las evaluaciones que se van a fabricar.
2. La aplicación genera cuatro listas: cutting (corte), stuffing (relleno), welding (soldadura) y kitting (empaque).
3. El personal trabaja lista por lista y va marcando lo hecho.
4. Al final se marca la corrida como producida (Mark as Produced), lo cual descuenta el material del inventario.
5. La corrida terminada genera sus PDFs.

Si comete un error de corte (mis-cuts)

¿Puso mal el tope de la sierra y cortó una pieza demasiado corta? Regístrelo para que el inventario quede correcto. El botón ⚠ Log a mis-cut está en las páginas de Cutting, Stuffing y Kitting — use la que tenga abierta cuando aparezca el error (muchas veces se nota después, en relleno o empaque).

1. Profile (perfil) — toque el perfil que arruinó, de la lista de la corrida.
2. Ruined length (largo arruinado) — escriba las pulgadas con las que salió la pieza (por ejemplo, 23).
3. How many pieces (cuántas piezas) — si un solo error de tope arruinó dos piezas del mismo tamaño, ponga 2. Por defecto es 1.
4. La pieza arruinada — si es lo bastante larga para guardarse, elija Set aside for inventory (vuelve al inventario como remanente reutilizable) o Reuse in this run (si sirve para una pieza más corta que todavía necesita). Si es más corta que el mínimo del perfil, se registra como scrap (desperdicio) automáticamente — sin elegir nada.
5. New sticks pulled from stock (varillas nuevas del inventario) — cuántas varillas nuevas tomó del estante para volver a cortar la pieza buena. Ninguna → 0. Este número es el que mantiene bien el conteo de inventario, así que dígalo tal cual.

Todo lo que registra aparece en una lista corta debajo del botón, y puede quitar cualquier entrada antes de marcar la corrida como producida. Al marcarla, los errores se concilian igual que el corte normal: las piezas guardadas se vuelven remanentes, el desperdicio va al reporte de waste y las varillas nuevas se descuentan del inventario. Cada error queda guardado en la corrida y se ve luego en su página de detalle.

Ver lo que están armando otras personas

La página de corridas tiene una sección Runs others are building (corridas que otros están armando) que muestra todas las corridas abiertas que otras personas de su planta tienen en este momento — el nombre de la corrida, quién la trabaja, cuántos trabajos tiene y cuándo se tocó por última vez. Es de solo lectura: le deja ver quién trabaja qué para no pisarse entre ustedes, pero no puede abrir la corrida de otra persona porque su borrador vive en el dispositivo de esa persona. Sus propias corridas en progreso siguen apareciendo en la sección In Progress de arriba, no aquí.

Si una corrida aquí se ve estancada (tocada por última vez hace días y nadie la está trabajando de verdad), los trabajos que tiene siguen reservados y fuera de la lista de todos los demás. Pídale a esa persona que la termine o libere esos trabajos, o que un admin los libere desde la lista de evaluaciones.

Analíticas y tablero de fallas (solo admin)

Los administradores ven las analíticas de producción y el tablero de fallas, que muestra qué se está reprocesando y por qué.

Cuando el cliente aprueba solo parte de una cotización (aprobaciones parciales)

A veces el cliente aprueba solo parte de una cotización: rechaza algunos gaskets o pide una cantidad distinta. Cuando eso pasa, usted hace en Jobber lo mismo de siempre, y Producción se ajusta solo. No necesita tocar la aplicación de Producción.

En la cotización, dentro de Jobber:

1. Borre las líneas que el cliente rechazó.
2. Cambie la cantidad en cualquier línea donde el cliente quiera un número distinto (por ejemplo, cambie un 5 por un 3).
3. Deje igual todo lo que sí aprobó.
4. Convierta la cotización en un trabajo, como siempre lo ha hecho.

En unos 15 minutos, Producción lee el trabajo aprobado y actualiza todo automáticamente: los gaskets rechazados desaparecen de las listas de corte, soldadura y armado; las cantidades cambiadas muestran el número nuevo; y la hoja impresa del trabajo se rehace para que coincida. No tiene que avisar a nadie ni abrir la aplicación.

La marca "⚠ Needs review"

De vez en cuando, Producción mostrará un trabajo con una marca roja ⚠ Needs review que no se puede seleccionar para fabricar. Esto es la red de seguridad funcionando, no un error: significa que la aplicación convirtió el trabajo pero no pudo confirmar por sí sola qué fue lo aprobado, así que en lugar de adivinar, se detiene y pide que una persona lo revise.

Abra la cotización de ese trabajo en Jobber y confirme las líneas y cantidades aprobadas. Luego un admin puede hacer clic en el botón ↻ Re-check de esa fila para que la aplicación vuelva a revisar. Si todo está correcto, la marca desaparece y el trabajo se puede fabricar. Si aún no se puede confirmar, maneje ese trabajo de forma manual (trabajando directamente desde la cotización en Jobber). Esto es poco frecuente: casi todas las aprobaciones parciales pasan sin ninguna marca.

5. Inventory App

Qué se hace aquí

Esta aplicación controla nuestro inventario — no el del cliente. Ahí se ve qué hay en existencia, qué se recibió, qué se sacó, qué se transfirió entre plantas y qué trae cada vehículo.

Las páginas principales

• Stock List — qué hay y cuánto. Filtre por tipo, busque, o vea solo lo que está por debajo del mínimo. Si algo está en negativo, sale una franja roja arriba.
• Receiving — recibir material que no viene de una orden de compra.
• Parts Pulls — sacar partes del almacén. Hay dos modos (un botón arriba cambia entre ellos):
  • Pull by item — una parte a la vez. Si el artículo es un rollo/carrete con Feet per roll puesto (como un barredor de puerta), sale un selector in / ft / roll junto a la cantidad: escriba el largo que usó (p. ej. 36 in) y saca la fracción de rollo que corresponde.
  • Pull by job — busque un trabajo aprobado por número de trabajo, cliente o número de evaluación (una cotización pendiente no aparece), elíjalo, y marque de una lista todas sus partes para sacarlas de una sola vez. Si una parte dice "Not linked to a stock item", toque Pick stock item para elegir uno.
• Counts — conteos físicos. Un conteo se envía y el Count Approver de esa planta lo aprueba.
• Purchase Orders — órdenes de compra (admin y office ordering).
• Transfers — mover material entre Paramount y Van Buren.
• Vehicles — el stock de cada camioneta.
• Anomalies — donde se investiga y se corrige el inventario que quedó imposible (casi siempre, negativo).
• Vendors, BOM, Reports, Notifications, Settings — proveedores, costos, reportes, avisos y configuración.

Códigos QR y etiquetas

A los artículos se les puede activar un código QR para escanearlos rápido al recibir o al sacar partes. Se activa en el detalle del artículo, y las etiquetas se imprimen desde Print QR Labels en la Stock List (salen 9 por hoja, con líneas de corte; conviene plastificarlas).

6. Customer Inventories

Qué se hace aquí

Customer Inventories es donde la oficina administra la lista maestra de gaskets que cada cliente tiene en su local. Cuando un cliente llama para volver a pedir, usted busca su inventario, marca los artículos que necesita y envía una orden — que se convierte en una orden de producción para el taller y, además, crea una cotización o un trabajo en Jobber ya con los precios puestos. También puede editar la especificación de un gasket si el cliente corrige una medida, agregar uno que faltó, o quitar uno que ya no aplica.

Conceptos clave

• Inventario — un local de un cliente. Una cadena de varias tiendas tiene un inventario por tienda; un restaurante de una sola ubicación tiene un solo inventario.
• Artículos — los gaskets dentro de un inventario. Cada uno lleva número de calcomanía (RG#), perfil, color, medidas, tipo de puerta, fabricante y notas.
• Orden — un subconjunto de artículos elegidos de un inventario y enviados. Cada orden se convierte en una orden de producción (una evaluación que la app de Producción puede fabricar).

Buscar un inventario

1. Abra Customer Inventories desde el hub.
2. La lista muestra todos los inventarios del sistema, con la actividad más reciente arriba.
3. Use la barra de búsqueda para filtrar por nombre de cliente, identificador de tienda o número de calcomanía. Los resultados se van acotando mientras escribe.
4. Haga clic en cualquier fila para abrir el detalle de ese inventario.

Editar un artículo

1. En el detalle del inventario, ubique el gasket que quiere cambiar y haga clic en la fila para abrir el editor.
2. Actualice los campos — calcomanía, perfil, color, medidas, fabricante, tipo de puerta, notas.
3. Las medidas usan un selector de dos partes: pulgadas enteras a la izquierda, octavos a la derecha.
4. Haga clic en Save (Guardar). El cambio aplica de inmediato.

Agregar un gasket

1. En el detalle del inventario, haga clic en + Add Gasket (Agregar gasket).
2. Llene los campos obligatorios (calcomanía, perfil, color, medidas). Tipo de puerta, fabricante y notas son opcionales pero recomendados.
3. Haga clic en Save. El artículo nuevo aparece al final de la lista.

Eliminar un artículo o un inventario completo

En el editor del artículo, el botón Delete (Eliminar) quita el gasket de forma permanente (pide confirmación). Si un local cierra, desde el detalle del inventario el botón Delete Inventory hace un borrado suave — desaparece de la lista pero un admin lo puede restaurar.

Exportar a CSV

En el detalle del inventario, Export CSV descarga una hoja de cálculo con todos los artículos — útil para edición masiva o para enviarle una copia al cliente.

Vincular un inventario a Jobber

Para que una orden — o su cotización/trabajo automático — llegue a Jobber, el inventario tiene que estar vinculado al cliente correcto de Jobber y a la tienda específica. Los inventarios levantados en campo normalmente ya están vinculados; los importados viejos muchas veces no. Puede vincularlo desde el inventario o directamente dentro del armado de la orden.

Se conectan dos cosas:

• Vinculado al cliente — la cuenta de Jobber (por ejemplo, "Cotti Foods – Taco Bell").
• Tienda fijada — el local exacto de esta orden. Una cadena grande tiene muchas tiendas bajo una cuenta, así que esto le dice a Jobber cuál es. Verá "Linked · store pinned ✓" cuando ambas estén listas.

1. Abra el inventario (o empiece a armar una orden). La tarjeta muestra una línea Jobber: "Linked · store pinned ✓", "Linked, no store pinned", o "Not linked".
2. Haga clic en Link to Jobber (dice Change Jobber link si ya está vinculado, o Pin a store si falta fijar la tienda).
3. Busque al cliente por nombre, ciudad o número de tienda — puede escribir varias palabras en cualquier orden, p. ej. "cotti santa". Elija al cliente de la lista.
4. Si el cliente es una cadena de varias tiendas, después busca la tienda específica por dirección o ciudad y elige el local exacto — eso fija la tienda. (Los clientes de un solo local se saltan este paso; su única ubicación se toma automáticamente.)

Link Cleanup — vincular registros viejos en bloque

Algunos registros viejos se importaron sin vínculo a Jobber. La pestaña Link Cleanup encuentra cada inventario sin vincular y, para cada uno, sugiere la tienda de Jobber que coincide según la dirección — para conectar un rezago grande rápido en vez de uno por uno.

1. Abra la pestaña Link Cleanup. Cada registro muestra su mejor coincidencia con una etiqueta: Strong match (coincidencia fuerte — dirección y código postal coinciden; confíe en estas) o Possible match (coincidencia posible — solo coincide en parte; revise antes de confirmar).
2. Confirm & Link conecta el registro con el cliente y la tienda sugeridos en un clic.
3. Si la sugerencia está mal o falta, use Search manually para elegir la tienda usted mismo, o Skip para seguir con el siguiente.

A medida que vincula registros, salen de la lista y el contador baja, así que también sirve para ver el avance.

Enviar una orden

1. En el detalle del inventario, marque las casillas de cada artículo que el cliente quiere volver a pedir.
2. Para cada artículo marcado, ponga la cantidad en la columna Qty (por defecto, el total que hay en el local).
3. Haga clic en Build Order (Construir orden). Cada gasket se cotiza automáticamente desde la lista de precios del cliente — usted no captura precios.
4. En el paso de envío, elija la planta de producción y, si aplica, escriba el número de PO del cliente (pasa al campo PO/WO No. de Jobber y sigue hasta la factura).
5. Elija cómo debe ir a Jobber — Create Quote (cotización) o Create Job (trabajo). Esta opción solo aparece cuando la opción de trabajo está activada.
6. Haga clic en Submit Order (Enviar orden). La orden aparece en la app de Producción y, en unos minutos, crea la cotización o el trabajo en Jobber, con el precio correcto, el PDF y el PO ya adjuntos.

Los precios de la orden (y de la cotización/trabajo de Jobber) son los precios vigentes en el momento en que arma la orden — una orden armada meses después del inventario usa los precios de hoy, no los de entonces. Estas órdenes se envían al cliente, así que no se agrega cargo por viaje (el envío se maneja en la factura).

Cotización o Trabajo — cuál elegir

Cuando la opción de trabajo está activada, cada orden se envía como una de dos cosas:

• Create Quote (Cotización) — crea una cotización borrador en Jobber para revisar antes de enviarla. Úsela cuando el cliente todavía tiene que aprobar el precio.
• Create Job (Trabajo) — crea un trabajo directo y lo pone en el tablero Unscheduled (sin programar) de Jobber para el despachador. Úsela cuando la orden ya está aprobada. Un trabajo nunca factura solo; la oficina factura después de hecho el trabajo.

Seguir una orden dentro de Jobber

La lista de Órdenes (Orders) muestra una etiqueta de Jobber en cada orden para ver el estado de un vistazo: Quote created (cotización creada) o Job created (trabajo creado) — haga clic en la etiqueta para abrir ese registro en Jobber —, Quote pending (en fila, aparece pronto), o una etiqueta failed (falló — avise a un admin; no se pierde nada, solo hay que revisar). Si una orden aún no está en Jobber, espere unos minutos; se sincronizan en un temporizador corto.

Qué pasa con la orden — y cuándo se fabrica

Además de ir a Jobber, cada orden también alimenta la app de Producción para que los gaskets se puedan fabricar. Cuándo llega a Producción depende de lo que eligió:

• Create Job (Trabajo) — la orden queda lista para Producción de inmediato, porque usted ya dijo que está aprobada.
• Create Quote (Cotización) — la orden se retiene fuera de Producción hasta que la cotización se apruebe y se convierta en trabajo en Jobber. Es igual que una evaluación de campo: nada se fabrica a partir de una cotización sin aprobar.

En cualquier caso, los gaskets se cortan y fabrican físicamente cuando Producción corre el trabajo — no en el momento de enviar. Enviar pone la orden en fila; Producción decide cuándo se fabrica.

Editar o cancelar una orden

Si la orden todavía no entró en una corrida de producción, puede editarla (cambiar cantidades, agregar o quitar artículos) o cancelarla. En el detalle del inventario, busque en la sección Orders las órdenes relacionadas; cada una muestra su estado (Submitted / In Production / Produced / Canceled) con botones de editar y cancelar cuando aplican.

7. Automated Follow-Up App

Qué hace

Revisa las cotizaciones y facturas de Jobber y arma correos de seguimiento según un calendario (por ejemplo, a los 3 días, a los 7, a los 14). Una persona los aprueba antes de que salgan. El sistema deja de perseguir un documento solo cuando el cliente contesta, cuando la cotización se aprueba o se pierde, o cuando la factura se paga.

El flujo diario

1. En la madrugada el sistema arma la fila del día.
2. Alguien de la oficina abre la página Queue y revisa lo que está pendiente.
3. Aprueba (o salta) cada renglón. También se puede aprobar todo de golpe.
4. Los correos aprobados salen solos poco después.
5. Cada mañana llega un correo con el resumen del día anterior.

Quiet Mode

Es el freno de mano: apaga todos los correos de seguimiento. Si hay que parar todo de emergencia, es aquí.

Si me equivoco

Si aprobó algo por error y todavía no sale, se puede saltar o superseder desde la fila. Si el correo ya salió, no se puede "des-enviar" — hable con su supervisor.

8. Collections (Cobranzas)

Qué hace

Cada vez que se abre, jala la lista de facturas vencidas directamente de Jobber, decide a quién hay que llamar hoy según sus reglas y las ordena por prioridad — así la persona no tiene que ordenar una lista, entrar a Jobber a ver si algo ya se pagó, ni decidir a quién sigue. Después de cada llamada se registra una sola vez lo que pasó, y el sistema programa el siguiente seguimiento automáticamente.

La fila de llamadas

Es la pantalla principal: las llamadas de hoy, agrupadas por qué tan vencidas están y con el saldo más grande primero. Los clientes en la lista de "no contactar" no aparecen, y lo que ya se pagó desaparece solo. Cada renglón muestra el cliente, el número de factura, el saldo, los días de vencido, el teléfono y lo último que pasó. Dos personas pueden trabajar la misma lista sin llamar al mismo cliente: al abrir un renglón, a los demás les aparece "en llamada — [nombre]".

Registrar una llamada

Al abrir un renglón se ve todo el historial del cliente (llamadas y los correos automáticos juntos) y una guía de qué decir. Después de llamar, elija Call (llamada), Portal (subir una nota a un portal de pago como Service Channel) o Note (solo una nota, que no reprograma nada); escoja el resultado (prometió pagar con fecha, dejó mensaje, disputa, número equivocado, no contactar, pagado) y guarde. El sistema programa la siguiente llamada solo y copia la nota a la factura en Jobber automáticamente — no se escribe dos veces.

Reportes (gerentes/admins)

Tres pestañas: Actividad diaria (cuántas facturas tocó cada persona hoy, contra la meta de 48; haga clic para ver el detalle), Escaladas / en espera (cuentas en disputa que aún se deben, con un botón para devolverlas a la fila al resolverse) y Buscar cliente (todo el historial de cualquier cliente).

Reglas (solo admins)

Todo lo que decide a quién llamar y cuándo se edita aquí, sin programador: la meta diaria, cada cuántos días llamar según lo vencido, los resultados de llamada, la guía de qué decir, y los dos interruptores de Jobber (abajo). Los cambios aplican la próxima vez que se abre la fila.

Lo que pasa automáticamente

Cada nota de llamada se copia a la factura en Jobber a los pocos minutos. Y cuando una factura pasa los 60 días (90 para clientes Net-60), el sistema puede crear solo el Request de "PAST DUE" en Jobber para el vendedor, con el enlace de la factura. Los dos están apagados hasta que un admin los prenda en la página de Reglas.

9. Forms App (Formularios)

La aplicación Forms es donde el equipo llena los formularios de la empresa desde el teléfono o la computadora — la lista de inspección mensual del vehículo, los reportes de gastos y cualquier otro formulario que creen los gerentes. Reemplaza los formularios de Connecteam. Cada persona con acceso ve los formularios destinados a ella; los gerentes y administradores además pueden crear formularios, enviarlos y revisar lo que llega. Los administradores tienen aquí un área adicional — Expenses (Gastos) — para conciliar los cargos de la tarjeta de la empresa contra los gastos enviados.

Llenar un formulario

Abra la aplicación Forms y verá los formularios disponibles para usted. Algunos están abiertos a todos (como el de gastos); otros están asignados a personas específicas. Toque un formulario, responda las preguntas y envíelo. Algunas cosas a saber:

• Las preguntas obligatorias muestran un asterisco rojo — no puede enviar hasta responderlas.
• Fotos y recibos. Algunas preguntas piden una foto (por ejemplo, un recibo). Toque para tomarla o adjuntarla; se sube al enviar.
• Preguntas que aparecen sobre la marcha. Algunos formularios muestran preguntas adicionales según sus respuestas — por ejemplo, elegir “Vehicle Maintenance” en el formulario de gastos abre los campos de vehículo y mantenimiento.
• Una vez enviado, el formulario pasa a un gerente o administrador para su aprobación o revisión cuando corresponde.

La lista de inspección mensual del vehículo

Los conductores reciben la inspección del vehículo una vez al mes para registrar el estado del vehículo asignado. Llénela y envíela. Si no la ha hecho para el día de envío de cada mes, el sistema envía un recordatorio por correo con un enlace (vea Envío automático más abajo).

El formulario de gastos (Expense)

Use el formulario de gastos para registrar un cargo de la tarjeta de la empresa con su recibo. Elija el tipo (combustible, mantenimiento de vehículo u otro), ingrese la fecha, el monto y un motivo breve, adjunte la foto del recibo y envíelo. Para mantenimiento de vehículo, el formulario también pregunta qué vehículo, el odómetro y qué se reparó — esto alimenta los registros de mantenimiento del vehículo. Ingresar los datos correctos aquí es lo que permite que la conciliación mensual de la tarjeta empareje sus cargos automáticamente.

Crear formularios Manager Admin

Los gerentes y administradores ven un botón Build en el encabezado. Muestra sus formularios y permite crear nuevos.

Crear un formulario

Toque + New, ponga nombre al formulario y agregue preguntas. Para cada pregunta elige un tipo y define su etiqueta, texto de ayuda y si es obligatoria:

• Los tipos de pregunta incluyen texto corto, texto largo, número, moneda, fecha, sí/no, lista desplegable (una opción), casillas (varias opciones), calificación con estrellas/número y foto.
• “Only show this if…” hace que una pregunta aparezca solo cuando una pregunta anterior de sí/no o desplegable tiene cierta respuesta.
• Cuestionario calificado (Graded quiz). Actívelo para calificar el formulario como porcentaje al revisarlo — útil para verificaciones de capacitación.
• Reordene las preguntas con las flechas arriba/abajo; quite una con el signo menos.

Quién puede llenarlo

Configure el formulario para Everyone (todos) o Only specific people (solo personas específicas). Cuando es para personas específicas, marque quiénes deben verlo en su lista. Ponga Published para activarlo, o déjelo como Draft (borrador) mientras trabaja en él.

Enviar un formulario Manager Admin

Hacer que un formulario esté disponible para alguien es distinto de enviárselo. Un envío es un aviso — le manda a la persona un correo con un enlace para llenarlo ahora. Hay dos maneras:

Enviar ahora (Send now — manual)

En la pantalla Build del formulario, toque Send now, elija las personas específicas y envíe. Cada una recibe un correo con un enlace. Es repetible — puede enviar el mismo formulario a la misma persona cuantas veces necesite (por ejemplo, la evaluación de aprendiz cada vez que empieza un nuevo aprendiz). Enviar no cambia quién puede acceder al formulario; es solo el aviso.

Envío automático mensual (Auto‑send)

En la configuración del formulario, defina Auto‑send monthly en un día del mes y elija a quién va — todos los que tienen un vehículo asignado (conductores), o las personas a quienes está asignado el formulario. Ese día de cada mes el sistema envía por correo un enlace al grupo, omitiendo a quien ya lo haya enviado ese mes. La inspección mensual del vehículo usa esto.

Revisar envíos Manager Admin

El área Review muestra los formularios enviados. Abra uno para ver las respuestas y las fotos, y luego apruébelo o rechácelo (o márquelo como revisado, según cómo esté configurado el formulario). Para un cuestionario calificado, marque cada respuesta como correcta o incorrecta y el puntaje se calcula solo.

Conciliación de gastos (Expense reconciliation) Admin

Los administradores ven un botón Expenses en el encabezado de Forms. Aquí confirma, en cada ciclo, que cada cargo de las tarjetas de la empresa tiene un gasto enviado que coincide — y da seguimiento a los que no.

Configurar las tarjetas (una vez)

Toque Cards e ingrese los últimos cuatro dígitos de la tarjeta de la empresa de cada persona. Así es como un cargo del estado de cuenta se vincula al empleado correcto. Solo necesita hacerlo una vez, y actualizarlo cuando cambia una tarjeta.

Subir un estado de cuenta y conciliar

Ponga las fechas From y To según su ciclo de facturación (los estados de cuenta rara vez van del primero al último día del mes), luego toque Upload y elija el archivo CSV del estado de cuenta exportado del banco. El sistema lee cada cargo y lo empareja con un gasto enviado como lo haría una persona: la tarjeta del mismo empleado, el monto exacto y una fecha dentro de tres días. Luego muestra:

• Una línea de resumen — cuántos cargos, cuántos matched (emparejados), cuántos unaccounted (sin justificar) y cuántos gastos enviados no tuvieron cargo que coincidiera.
• Cada cargo, agrupado por empleado, con una insignia de estado — Matched (verde), Cleared (resuelto) o Ambiguous (dos cargos del mismo monto que no pudo distinguir). Las pestañas de filtro permiten ver All, Matched o Unmatched.
• Una lista aparte de gastos que se enviaron pero no tuvieron cargo que coincidiera — vale la pena revisarla.

Subir de nuevo reemplaza el estado de cuenta de ese ciclo; Delete statement lo borra para empezar de nuevo.

Resolver las excepciones

• Clear marca un cargo como resuelto fuera del sistema — sale de la lista de seguimiento (Undo lo regresa).
• Email junto a una persona le pone en cola un correo de seguimiento con solo sus cargos sin justificar y un enlace para enviarlos. Envía correo solo a esa persona — cada empleado tiene su propio botón.
• Mark reconciled cierra el estado de cuenta con una marca cuando termina (Reopen si necesita reabrirlo).

El interruptor de correo

En la parte superior de la pantalla Expenses hay un interruptor global, Email employees about their unaccounted charges. Mientras está apagado, los botones Email están desactivados y no sale ningún correo de seguimiento — una protección para que nada se envíe por accidente. Actívelo cuando esté listo para que los empleados empiecen a recibirlos.

10. Pedidos de Distribuidores y Mayoristas

Qué es esto

Este es un canal de pedidos separado de las evaluaciones de clientes. Un distribuidor es una cuenta mayorista que compra empaques por pie a su propio precio negociado. Hay dos maneras de hacer un pedido:

• El Portal de Pedidos de Distribuidores — un sitio para el cliente donde el distribuidor inicia sesión y hace sus propios pedidos. Tiene su propia marca de Reliable Gaskets y funciona en el teléfono.
• La aplicación Wholesale Orders (un ícono en el hub, para el personal) — donde la oficina hace un pedido por teléfono a nombre de un distribuidor y revisa el historial de pedidos de todos los distribuidores.

Ambas usan el mismo constructor de pedidos y el mismo precio, así que un pedido se ve igual sin importar quién lo ingresó. Un pedido por teléfono que hace la oficina también aparece en el historial del portal de ese distribuidor.

Configurar un distribuidor (solo admin)

Las cuentas nuevas de distribuidores se crean en Admin Console → pestaña Distributors. Esto es solo para admin — la oficina puede hacer pedidos para distribuidores existentes pero no puede crear cuentas nuevas.

1. Abra Admin Console desde el hub y vaya a la pestaña Distributors.
2. Agregue el distribuidor: nombre de la empresa, código corto, dirección y su precio (precio por pie, recargo de Santoprene, mínimo de pies y cualquier nivel por cantidad).
3. Vincúlelo con su cliente de Jobber para que sus pedidos puedan crear una cotización en Jobber. (Sin el vínculo de Jobber, los pedidos se guardan pero no crean cotización ni llegan a Producción.)
4. Agregue uno o más contactos de acceso (nombre + correo). Agregar un contacto no les envía correo todavía.

Invitar a un distribuidor a iniciar sesión

1. En la lista de Contactos del distribuidor, haga clic en Send invite en la fila del contacto.
2. Reciben un correo con la marca de Reliable Gaskets con un enlace para establecer su contraseña.
3. Hacen clic, eligen una contraseña y entran al portal de pedidos. Su estado cambia de Sin acceso → Invitado → Activo para que vea quién terminó de configurarse.
4. Si pierden el correo, haga clic en Re-send invite. Si se agregó un contacto por error, Delete lo elimina (no puede borrar un contacto que ya hizo pedidos — mejor desactívelo).

Un correo solo puede pertenecer a un distribuidor. Si necesita mover un correo a otro distribuidor, bórrelo del primero para liberarlo.

Hacer un pedido (distribuidor, en el portal)

1. Inicie sesión en el portal del distribuidor y elija Nuevo pedido.
2. Para cada empaque: elija el material (PVC o Santoprene), elija el perfil — el color viene del perfil que elige — ingrese ancho, alto y cantidad, y ajuste las opciones de fabricación (número de lados, sin imán en el lado de la bisagra, soldar al revés).
3. Agregue cualquier artículo de herraje (la oficina los cotiza después).
4. Opcionalmente ingrese un Número de PO y notas especiales. (Más sobre el PO abajo.)
5. Revise el total por pie en vivo y envíe. Recibirá un correo de confirmación con un PDF, y el pedido aparece en sus Pedidos anteriores.

Hacer un pedido por teléfono (oficina, en Wholesale Orders)

1. Abra Wholesale Orders desde el hub e inicie un nuevo pedido.
2. Elija el distribuidor y arme el pedido con el mismo constructor que usan los distribuidores.
3. Ingrese un número de PO y notas si los tiene, y elija si desea enviar una confirmación al contacto del distribuidor.
4. Envíe. El pedido queda marcado como "ingresado por [su nombre]" y también aparece en el historial del portal de ese distribuidor.

El campo Número de PO

Cada pedido — del portal o por teléfono — tiene un campo opcional de Número de PO. Cuando un distribuidor (o la oficina) ingresa uno:

• Se imprime en el PDF de confirmación del pedido y aparece en el correo de aviso a la oficina.
• Se escribe en el campo PO/WO No. de la cotización de Jobber, así que pasa desde la cotización al trabajo y a la factura.

Es opcional — déjelo en blanco y nada cambia. Si un distribuidor lo olvida, la oficina puede agregarlo editando el pedido.

Editar o borrar un pedido

• Los distribuidores pueden editar sus propios pedidos (lo cual crea una nueva versión y retira la anterior) pero no pueden borrarlos.
• La oficina puede editar y borrar. Editar envía un aviso al buzón de la oficina para que se pueda limpiar la cotización borrador anterior en Jobber.
• Una vez que la cotización de un pedido se ha convertido en trabajo, queda bloqueado — ya no se puede editar, porque el taller quizás ya lo está fabricando. Desde ese punto los cambios pasan por la oficina directamente.

Qué pasa después de hacer un pedido

1. El pedido crea una cotización borrador en Jobber en la cuenta del distribuidor. Las líneas de herraje llegan como "falta precio" para que la oficina las complete.
2. La oficina cotiza cualquier herraje y convierte la cotización en trabajo en Jobber — el mismo paso de aprobación por el que pasa cada pedido.
3. Al convertirse, los empaques se vuelven un pedido de producción en Paramount automáticamente (Producción puede redirigir a Van Buren) y pasan por el proceso normal de corte/soldadura/kitting. La materia prima se descuenta cuando la corrida se marca como producida, igual que cualquier otro trabajo.

Si un empaque del pedido no se puede vincular a un material en existencia (por ejemplo un perfil que aún no está configurado en el inventario), ese pedido se retiene en lugar de producirse, para que nada se fabrique con datos malos — se avisa a la oficina para corregirlo.

11. Referencia Rápida para Administradores — "¿Cómo hago…?"

La administración está repartida entre varias aplicaciones, y no siempre está donde uno se imagina. La sorpresa más común: los precios de gaskets, las partes, los fabricantes y la configuración de Jobber NO están en la Admin Console — están en la aplicación Field Assessment, bajo Catalog Admin.

Personas y accesos

Precios, partes y catálogo (todo en la aplicación Field)

Inventario, producción y seguimientos

Cosas que ningún administrador puede hacer — pida ayuda

Esto no está escondido detrás de un permiso; sencillamente no existe el botón, a propósito o porque no se ha construido. No lo busque:

• Cambiar el código corto de una planta (PAR / VAN) una vez que ya se usó. Sale impreso en PDFs y en registros de auditoría.
• Borrar una evaluación, un inventario, una corrida de producción o un conteo aprobado. Los registros se conservan. La corrección siempre es una edición o un ajuste, nunca un borrado.
• Borrar una cotización de Jobber desde nuestras aplicaciones. Jobber no lo permite por la conexión. Si una edición dejó un borrador viejo, alguien tiene que borrarlo dentro de Jobber a mano.
• Hacer que el sistema regrese y cotice una evaluación vieja. Encender el interruptor solo afecta lo que se envíe de ahí en adelante. Para las viejas, use Enter a quote number en la insignia del formulario.
• Agregar un cliente que no está en Jobber. Jobber manda en los clientes. Agréguelo allá primero.
• Cambiar el nombre de un cliente en una evaluación. Viene de Jobber. Corríjalo en Jobber.

12. Glosario

Palabras que aquí significan algo específico, y que muchas veces se usan a la ligera.

• Assessment (evaluación) — la visita en la que se miden los gaskets que el cliente necesita cambiar. Produce un precio, una firma y (si está encendido) una cotización en borrador en Jobber.
• Inventory, el formulario — el levantamiento de todos los gaskets que el cliente tiene, los necesite o no. Es información de referencia para la oficina. Nunca crea cotización.
• Inventory, la aplicación — nuestro propio material: lo que hay en el almacén y en las camionetas. No tiene nada que ver con el formulario de arriba, aunque se llame igual.
• Sticker number (número de calcomanía) — el número de la etiqueta que el técnico le pega a la unidad, para volver a encontrar la misma puerta en la próxima visita.
• Profile (perfil) — la forma del corte transversal del hule del gasket (por ejemplo, 449S). Define qué se corta y cómo sella.
• Securement (sujeción) — cómo se fija el gasket: a presión (snap-in) o con tornillo (screw-in).
• Special order (pedido especial) — un gasket que no es de los nuestros. El técnico marca la casilla, lo describe y lo fotografía; la oficina decide si se lo compramos a un proveedor (lo más común) o si lo cortamos nosotros (de vez en cuando). No tiene perfil, y un gasket sin perfil nunca se puede mandar a Producción — no podemos cortar lo que no tenemos perfil para cortar.
• TBD — un renglón cuyo precio todavía no se conoce. Una evaluación con cualquier renglón TBD se salta el cargo mínimo de orden, porque no se le puede poner piso a un total desconocido.
• Draft quote (cotización en borrador) — una cotización que está en Jobber pero que NO se le ha mandado al cliente. Todo lo que nuestro sistema crea es borrador. Siempre la manda una persona.
• Versión EDIT — una copia corregida de un formulario ya enviado. La original se conserva; la edición la reemplaza. El número lleva el sufijo -EDIT.
• Anomaly (anomalía) — inventario que quedó imposible, casi siempre en negativo. Hay que investigarlo, no escribirle encima.
• BOM — lista de materiales. De qué está hecho un gasket terminado; sirve para saber cuánto cuesta una corrida.
• Cadence (cadencia) — el calendario de correos de seguimiento de una cotización o factura (día 3, día 7, día 14…).
• Quiet Mode — el freno general que apaga todos los correos de seguimiento.
• Facility (planta) — Paramount (PAR) o Van Buren (VAN). Casi todo en el sistema pertenece a una.

13. Ayuda

Olvidé mi contraseña

En la pantalla de inicio de sesión de cualquier aplicación, haga clic en Forgot password? y siga el enlace que le llegue por correo.

No veo una aplicación que debería poder usar

Pídale a un corporate admin que revise sus permisos en la Admin Console. Los permisos nuevos aplican la próxima vez que inicie sesión.

Me equivoqué en un formulario ya enviado

En la aplicación Field, busque el formulario y cree una edición (Edit). La original se conserva; la edición pasa a ser la versión buena.

Me equivoqué en una corrida de producción

Si todavía no ha marcado Mark as Produced, puede ajustar los números libremente. Si ya está marcada, hable con un admin — dependiendo de qué esté mal, la corrección es un ajuste de inventario o una transacción manual.

Me equivoqué en un conteo

Si el conteo sigue en borrador, edítelo. Si ya se envió pero no se ha aprobado, un admin puede rechazarlo para que usted lo corrija y lo vuelva a enviar. Una vez aprobado, la única salida es un conteo de corrección o un ajuste por la página de Anomalies.

Mi cliente no aparece en la búsqueda de Jobber

No se puede empezar una evaluación ni un inventario sin un cliente de Jobber, y no se puede escribir a mano. Si no aparece:

1. Agregue el cliente en la aplicación de Jobber primero.
2. Regrese a la aplicación Field y toque Refresh Jobber data.
3. Busque otra vez. Ya debería aparecer.

Si después de actualizar sigue sin aparecer, dígale a su supervisor — puede que la conexión con Jobber esté caída, y eso afecta a todos.

La dirección está mal, o este cliente tiene varios locales

La dirección viene de Jobber. Si el cliente tiene más de un local, va a ver una insignia con cuántos son — pero la aplicación llena el primero, que puede no ser el local donde usted está parado. Corrija la dirección en el formulario. El enlace con el cliente no se rompe; solo cambia la dirección. Es una limitación conocida y ya se está viendo.

No puedo empezar un formulario — la búsqueda de clientes sale vacía

Casi seguro no tiene señal. Escoger el cliente de Jobber es una búsqueda en vivo. Salga, agarre una o dos barras, escoja el cliente, y vuelva a entrar — de ahí en adelante todo funciona sin señal.

Una evaluación enviada muestra ⚠️ Quote needs attention

Significa que no existe ninguna cotización en Jobber para esa evaluación. Toque la insignia. La ventana le dice qué falló y le da dos salidas:

• Try again now — si ya se arregló lo que estaba mal (una parte sin mapear, una caída de Jobber).
• Enter a quote number — si la oficina ya hizo la cotización a mano en Jobber. Escriba el número y la insignia se cierra.

No la deje ahí. Una ⚠️ que nadie toca es un trabajo que nunca se cotizó.

La oficina ya la cotizó a mano, pero la insignia sigue en ⏳

Toque la insignia y escriba el número de la cotización antes de que el sistema llegue a ella. Eso la saca de la fila y evita que se cree una segunda cotización duplicada en Jobber. Si la insignia ya se puso 🟢, llegó tarde — entre a Jobber y borre el borrador que no sirve.

Una evaluación que envié no tiene ninguna insignia

Es normal en dos casos: se envió antes de que se encendieran las cotizaciones automáticas, o están apagadas ahorita. Esas evaluaciones nunca se cotizan solas, ni siquiera cuando se vuelva a encender el interruptor — si necesita cotización, la oficina la hace a mano en Jobber.

La aplicación va lenta o se porta raro

Cierre sesión y vuelva a entrar. Si sigue igual, refresque a fondo (Ctrl+F5 en Windows, Cmd+Shift+R en Mac). En el teléfono, cierre la aplicación por completo y ábrala otra vez.

Algo está descompuesto

Apunte exactamente qué hizo, qué esperaba ver, y qué pasó en realidad. Tome una captura de pantalla si puede — una captura vale por diez explicaciones.

Después dígale a su supervisor inmediato. Él lo reporta. No se lo guarde ni le dé la vuelta en silencio — si le pasó a usted, le está pasando a alguien más.